La suite en un coup d'œil
Trois applications se partagent le travail autour d'un même serveur.
App Pro est le tableau de bord web : vous y créez les patients, composez les trames de questionnaires, montez les études et exportez les résultats. App Clinique est la tablette partagée du service : vous vous y identifiez, puis vous la tendez au patient pour qu'il remplisse ses formulaires. App Patient, sur le téléphone du patient, lui permet de répondre depuis chez lui — vous ne l'utilisez pas directement, mais c'est vous qui lui donnez son accès.
Le lien entre les trois est le code d'accès patient : un QR code que vous générez dans App Pro et qui identifie le patient partout ailleurs.
Création de compte
Il n'y a pas de formulaire d'inscription : les comptes sont créés par l'administrateur Score Easy.
Transmettez-lui les informations ci-dessous (par email, par exemple — aucune n'est confidentielle).
| Information | Détail |
|---|---|
| Adresse email | Elle sert aussi d'identifiant de connexion, et c'est la clé de la récupération de mot de passe. |
| Nom affiché | Tel qu'il apparaîtra dans l'application (Bonjour {nom} !) et auprès des collègues. |
| Téléphone portable | Obligatoire — les codes de sécurité sont envoyés par SMS à ce numéro. |
| Organisation et centre de rattachement | Déterminent ce que vous voyez : logo, patients accessibles, formulaires disponibles. |
| Droits d'accès | La portée de vos actions sur les patients, études et trames : vos propres ressources / tout le centre / toute l'organisation. À définir avec l'administrateur selon votre rôle. |
Première connexion
Une fois le compte créé, l'administrateur vous le confirme. Ouvrez App Pro, cliquez sur Mot de passe oublié, saisissez votre adresse email, puis le code reçu par SMS, et choisissez votre mot de passe (14 caractères minimum, avec majuscule, minuscule, chiffre et symbole). Personne d'autre que vous ne le connaît — pas même l'administrateur.
Votre PIN à 6 chiffres est ensuite généré automatiquement à la première connexion : consultez-le dans Réglages ▸ Profil, c'est lui qui déverrouille App Clinique.
App Pro
v2.1.1Le tableau de bord web, dans votre navigateur. Une connexion internet est nécessaire en permanence.
Se connecter
- Saisissez votre identifiant et votre mot de passe.
- Cochez Se souvenir de moi si le poste est le vôtre : à la prochaine visite, la connexion sera automatique.
- Validez (bouton ou touche Entrée). Vous arrivez sur l'accueil, salué d'un
Bonjour {votre nom} !
.
Mot de passe oublié
Connexion▸Mot de passe oublié
- Saisissez l'adresse email de votre compte.
- Un code à 6 chiffres vous est envoyé par SMS au numéro de téléphone de votre compte. Saisissez-le (bouton Renvoyer un code par SMS disponible après 60 s).
- Choisissez un nouveau mot de passe : la liste de contrôle passe au vert à mesure — minuscule, majuscule, chiffre, symbole, 14 caractères minimum, et les deux saisies identiques.
Naviguer
Le menu latéral mène à l'accueil, aux trois bases (Études, Patients, Trames) et aux réglages ; il porte aussi la déconnexion. La recherche globale trouve études, patients et trames en tapant quelques lettres — cliquer sur un résultat ouvre directement sa fiche, et une ligne Créer… permet de créer sans passer par les bases.
L'accueil affiche trois indicateurs cliquables : Trames, Études en cours, et Patients en retard (en rouge dès qu'il y en a). Cliquer sur ce dernier ouvre la base Patients pré-triée avec les retards en premier — c'est le réflexe du matin.
Dans les bases : recherche en tapant, tri en cliquant les en-têtes de colonnes (second clic pour inverser), défilement pour charger la suite, clic sur une ligne pour ouvrir la fiche. Les éléments archivés apparaissent estompés.
Gérer les patients
Créer un patient
Accueil▸Créer un patient
Confirmez la création : le serveur attribue au patient un identifiant et un mot de passe, et sa fiche s'ouvre. Le patient est pour l'instant non assigné — il n'a pas encore d'identité.
Assigner un patient
Fiche patient▸Assigner
Renseignez nom, prénom, date de naissance (l'âge se calcule sous vos yeux), sexe et niveau d'études. Le bouton Valider ne s'active que quand tout est cohérent. Une fois le patient assigné, le bouton QR code apparaît sur sa fiche.
Archiver ou supprimer
Dans le menu ⋯ de la fiche : Archiver masque le patient des listes actives sans rien effacer (réversible) ; Supprimer demande une confirmation et efface le patient. En cas de doute, archivez.
Le code d'accès patient
Fiche patient▸Vignette QR
Le QR code contient tout ce qu'il faut au patient pour se connecter : identifiant, mot de passe et organisation. Depuis le popup, trois remises possibles :
- PDF A4 imprimable — le QR et les identifiants en clair, à remettre au patient (le plus courant) ;
- Image PNG — pour l'envoyer par un canal sécurisé ;
- Copie des identifiants — pour une saisie manuelle.
Ce même code sert au patient pour se connecter à App Patient, et à vous pour retrouver le patient d'un scan dans App Clinique (voir le scan) ou depuis un PDF dans App Pro (voir le scan de document).
Les suivis
Fiche patient▸Onglet Suivis
Un suivi est une trame appliquée à un patient : son propre calendrier de questionnaires, indépendant de toute étude.
- Dans l'onglet Suivis, cherchez une trame du catalogue et sélectionnez-la : elle est copiée en suivi, qui démarre aujourd'hui.
- Chaque ligne de suivi montre l'état, la progression et la complétude des données (Données complètes / partielles / Pas de donnée).
- Menu ⋯ de la ligne : archiver, supprimer (les données du suivi sont alors effacées — confirmation demandée), ou exporter en PDF, CSV ou TXT.
Les études
Créer et paramétrer
Base Études▸Créer
La fiche étude affiche sa durée (calculée d'après les trames) et sa population (N = …
). Le nom s'édite directement dans le titre.
Inclure des patients
Fiche étude▸Onglet Patients
Tapez au moins 2 lettres dans la recherche : les patients hors étude correspondants apparaissent en liste d'ajout — cliquez pour inclure. Chaque ligne de patient inclus permet ensuite de :
- saisir le n° d'inclusion centre ;
- attacher des trames d'étude (copies de trames du catalogue, propres à ce patient dans cette étude) ;
- l'affecter à des groupes — choisissez un groupe existant ou créez-en un à la volée en tapant son nom ;
- l'archiver dans l'étude (sans toucher au reste de son dossier) ou le retirer de l'étude (ses données dans l'étude sont alors supprimées — confirmation demandée) ;
- exporter ses données de l'étude en CSV.
Suivre et exporter
L'onglet Metrics trace l'histogramme des âges et la répartition sexe / niveau d'études des patients inclus. Le bouton Export CSV de la fiche produit le fichier complet de l'étude.
Les trames
Une trame est un calendrier de questionnaires : des séquences (événements datés) contenant chacune un ou plusieurs formulaires. Les trames du catalogue sont des modèles ; appliquées à un patient, elles deviennent suivis ou trames d'étude.
Composer une séquence
Fiche trame▸Ajouter une séquence
- Donnez un titre, un jour (ou une date), une heure, une couleur ; activez la notification si le patient doit être alerté.
- Ajoutez les formulaires : tapez pour chercher, ou ouvrez le catalogue complet. L'ordre de la liste est l'ordre que verra le patient — réordonnez avec les flèches.
- Validez : le calendrier de la trame se redessine. Une séquence sans formulaire ne peut pas être validée.
Scanner un document
Accueil▸Scan
Sélectionnez un PDF contenant un code-barres ; l'application le lit et réagit selon le code :
- Code d'accès Score Easy → la fiche du patient s'ouvre.
- Étiquette DataMatrix de l'hôpital → l'application cherche le patient correspondant :
- trouvé → sa fiche s'ouvre (
Patient reconnu.
) ; - plusieurs candidats → choisissez dans la liste ; le patient choisi est lié à l'étiquette (ses numéros NIP/NDA/INS sont mis à jour) ;
- aucun → l'application propose de créer le patient directement depuis l'étiquette, déjà assigné.
- trouvé → sa fiche s'ouvre (
Sauvegarde & travail à plusieurs
Vos modifications sont sauvegardées automatiquement environ 2 secondes après votre dernière frappe ; l'indicateur en tête de fiche finit en coche verte, et l'horodatage Dernière sauvegarde le …
se met à jour. Si la sauvegarde échoue, un bouton de relance apparaît — et si vous tentez de quitter avec des modifications en attente, l'application vous le demande explicitement.
Quand un collègue travaille déjà sur une fiche, elle s'ouvre chez vous en lecture seule, avec son nom affiché. Le cadenas permet de retenter la prise en main quand il a terminé. Une fiche se libère automatiquement peu après que son détenteur l'a quittée.
Données désynchroniséesapparaît, quelqu'un a modifié la fiche entre-temps : cliquez Recharger les données et reprenez votre modification.
Réglages
- Profil — vos informations, votre organisation, et le PIN centre : masqué, il ne s'affiche que tant que vous maintenez le bouton de révélation enfoncé. C'est ce PIN qui déverrouille App Clinique (voir).
- Mise à jour — votre version et la vérification de mise à jour. Mettre à jour = recharger la page du navigateur.
- Console — le journal technique. En cas de problème, Copier puis collez-le dans votre message au support.
Messages d'erreur courants
| Message | Cause | Que faire |
|---|---|---|
Identifiant et/ou mot de passe incorrect(s) | Erreur de saisie. | Réessayez ; sinon « Mot de passe oublié ». |
Accès invalide ou expiré | Session mémorisée périmée. | Reconnectez-vous avec le mot de passe. |
Vous n'êtes pas connectés à internet | Connexion perdue. | Rétablissez le réseau ; App Pro ne fonctionne pas hors-ligne. |
La ressource est actuellement en cours d'utilisation par {nom} | Un collègue édite la fiche. | Attendez qu'il termine, puis cliquez le cadenas. |
Données désynchronisées, veuillez recharger la page | La fiche a changé entre-temps. | Rechargez les données et refaites la modification. |
Vous ne pouvez pas supprimer une étude qui contient des patients. | Garde volontaire. | Retirez d'abord tous les patients de l'étude. |
Un problème est survenu (Avez-vous la permission… ?) | Vos droits ne couvrent pas cette action. | Voyez votre administrateur pour vos permissions. |
Erreur lors de la lecture du code barre | PDF sans code lisible, trop lourd, ou réseau. | Vérifiez le document et réessayez. |
Accès non authorisé | Session expirée en cours de route. | Reconnectez-vous. |
App Clinique
v2.1.0 Android · v2.0.0 iOSLa tablette partagée du service : vous l'ouvrez, vous la tendez au patient, vous la récupérez. Conçue pour fonctionner même sans réseau.
Les trois modes de la tablette
Tout le fonctionnement de la tablette tient dans ce cycle. Le point essentiel : une fois la tablette remise au patient, seul votre PIN permet d'en reprendre le contrôle — le patient ne peut ni revenir à la liste, ni sortir de son dossier, même avec le bouton retour de la tablette.
Se connecter & le PIN
Première connexion (ou après déconnexion) : identifiant + mot de passe, avec du réseau. La session ouverte dure 90 jours. Internet requis
Ensuite, au quotidien : au lancement, la tablette demande votre PIN à 6 chiffres — celui affiché dans App Pro, Réglages ▸ Profil. La validation est automatique au sixième chiffre, et fonctionne sans réseau. Hors-ligne OK
- Trois codes faux d'affilée verrouillent le pavé pendant 60 secondes (même si l'on redémarre l'application).
- Dans les 10 derniers jours de la session, la tablette propose de vous reconnecter — faites-le sans attendre, avec du réseau.
- Se déconnecter (Réglages) efface la session et le PIN de la tablette : la prochaine entrée exigera le mot de passe complet.
La liste des patients
L'accueil liste les patients auxquels vos droits donnent accès. Recherchez, triez par colonne, faites défiler — comme dans App Pro. Chaque ligne porte deux repères :
- la pastille d'état : En retard / Aujourd'hui / À venir / À jour ;
- l'icône de synchronisation : elle indique si le dossier complet du patient est déjà sur la tablette — donc s'il pourra être ouvert sans réseau.
La création de patients ne se fait jamais ici : c'est le rôle d'App Pro.
La synchronisation Internet requis
Accueil▸Synchroniser
La synchronisation fait deux choses, dans cet ordre :
- Envoyer les réponses de formulaires remplies sur la tablette et pas encore transmises ;
- Récupérer la liste à jour des patients, puis pré-charger en arrière-plan les dossiers des patients en retard ou attendus sous 7 jours — pour qu'ils s'ouvrent même hors-ligne.
Elle se lance automatiquement à chaque retour à l'accueil, et manuellement par le bouton dédié. L'indicateur montre l'état : en cours, réussie, ou échouée — un échec reste affiché jusqu'à la prochaine synchronisation réussie.
Scanner un patient
Accueil▸Scanner
Visez le code avec le réticule. Deux types de codes sont reconnus :
- Code d'accès Score Easy (le QR remis au patient) → son dossier s'ouvre directement. Hors-ligne OK si le dossier est déjà sur la tablette
- Étiquette DataMatrix de l'hôpital → recherche du patient correspondant Internet requis :
- correspondance exacte → le dossier s'ouvre ;
- un ou plusieurs candidats → choisissez dans la liste ; le patient est lié à l'étiquette puis ouvert ;
- aucun →
Aucun patient correspondant
; créez le patient depuis App Pro.
À la première utilisation, autorisez l'accès à la caméra puis touchez Démarrer. En cas de refus antérieur, l'autorisation se réactive dans les réglages système de la tablette.
La session patient
1 · Ouvrir le dossier et tendre la tablette
Touchez la ligne du patient (ou scannez son code). Son dossier s'ouvre — Bonjour {prénom}
— et la tablette passe en mode patient : elle peut être remise sans crainte, rien d'autre n'est accessible.
2 · Lancer les formulaires
Le dossier liste les suivis du patient avec leur état. Touchez un suivi pour dérouler son calendrier, puis touchez le formulaire du jour. Les formulaires s'enchaînent ; entre deux, un écran propose Poursuivre ou Interrompre — une session peut donc être écourtée proprement. Des questionnaires complémentaires peuvent apparaître en cours de session selon les réponses : c'est normal.
Les réponses sont enregistrées sur la tablette au fil de l'eau et transmises à la prochaine synchronisation. Hors-ligne OK
3 · Récupérer la tablette
À la fin, l'écran de conclusion remercie le patient et revient à son dossier. Pour reprendre la main : bouton retour du dossier → confirmez Quitter → saisissez votre PIN → vous êtes de retour sur la liste des patients.
Travailler hors-ligne
App Clinique est prévue pour les zones sans réseau, à condition d'avoir synchronisé avant. Ce qui fonctionne, et ce qui ne fonctionne pas :
| Action | Sans réseau |
|---|---|
| Déverrouiller avec le PIN | Oui |
| Consulter la liste des patients | Oui — telle qu'à la dernière synchronisation |
| Ouvrir un dossier patient | Oui — si son icône de synchronisation est présente |
| Faire remplir les formulaires | Oui — réponses transmises à la prochaine synchro |
| Scanner un code d'accès Score Easy | Oui — si le dossier est déjà sur la tablette |
| Scanner une étiquette DataMatrix | Non |
| Se connecter (mot de passe) | Non |
| Synchroniser | Non |
Réglages & support
Accueil▸Réglages
Les réglages affichent le compte connecté, la validité restante de la session (Session valide encore {n} jour(s)
) et la version de l'application — c'est elle qu'on vous demandera au support. La console montre le journal technique : Copier puis collez-le dans votre message au support.
Messages d'erreur courants
| Message | Cause | Que faire |
|---|---|---|
Identifiant ou mot de passe incorrect. | Erreur de saisie. | Réessayez ; le mot de passe se réinitialise depuis App Pro. |
Vous n'êtes pas connecté à internet. | Pas de réseau au moment de la connexion. | La première connexion exige du réseau ; rapprochez-vous d'une zone couverte. |
Code incorrect./ Trop d'essais. Réessayez dans {n}s. | PIN erroné (3 fois → verrou 60 s). | Vérifiez le PIN dans App Pro ▸ Réglages ▸ Profil, attendez la fin du décompte. |
Session bientôt expirée | Moins de 10 jours de session restants. | « Se reconnecter » avec le mot de passe, avec du réseau. |
Réseau indisponible(au scan) | La lecture DataMatrix exige le serveur. | Retrouvez le patient dans la liste, ou réessayez avec du réseau. |
Patient introuvable ou accès refusé | Code d'un patient hors de vos droits, ou inexistant. | Vérifiez le document scanné ; voyez vos permissions avec votre administrateur. |
QR code invalide/ Format datamatrix incorrect | Code illisible ou d'un autre système. | Rescannez le bon document, propre et à plat. |
Aucune caméra détectée/ Caméra incompatible | Problème matériel de la tablette. | Redémarrez la tablette ; sinon contactez le support. |
Glossaire
- Trame
- Calendrier de questionnaires : une suite de séquences datées. Les trames du catalogue sont des modèles réutilisables.
- Séquence
- Un événement d'une trame : un jour, une heure, et la liste ordonnée des formulaires à remplir à ce moment.
- Formulaire
- Un questionnaire clinique (DN4, EQ-5D-5L, BPI…). Certains, dits conditionnels, n'apparaissent que selon les réponses précédentes.
- Suivi
- Une trame appliquée à un patient, hors étude : son calendrier personnel de questionnaires.
- Étude
- Un protocole regroupant des patients inclus, leurs trames d'étude, leurs groupes et leurs métriques.
- Inclusion
- L'entrée d'un patient dans une étude, identifiée par un n° d'inclusion centre.
- Assignation
- L'attribution d'une identité (nom, naissance, sexe…) à un patient créé. Un patient non assigné n'a qu'un identifiant technique.
- Code d'accès patient
- Le QR généré dans App Pro contenant identifiant, mot de passe et organisation du patient. Sert au patient pour se connecter, et à vous pour le retrouver par scan.
- DataMatrix
- L'étiquette carrée de l'hôpital portant l'identité administrative du patient (NIP, NDA, INS). Score Easy sait la lire pour retrouver ou créer le patient.
- Synchronisation
- L'échange entre la tablette App Clinique et le serveur : envoi des réponses, récupération des dossiers.
- PIN
- Votre code à 6 chiffres, propre à votre compte, affiché dans App Pro. Il déverrouille App Clinique au quotidien et permet de reprendre la tablette des mains d'un patient.
- Archivage
- Mise de côté réversible d'un patient, d'une étude ou d'un suivi : masqué des listes actives, rien n'est effacé.